できる人の話し方とは？今日から使える8つの伝え方

「ちゃんと伝えたつもりなのに、相手に動いてもらえない」「メールの返信が遅い」と感じることはありませんか。話し方が上手な人は、特別に難しい言葉を使っているわけではありません。相手が理解しやすく、行動しやすい形に整えて伝えています。

ここでは、画像で紹介されている『話し方で損する人 得する人』の内容を手がかりに、仕事や日常ですぐ使える8つのコツを、実践例とともに整理します。

できる人の話し方に共通する8つの習慣

1. 難しい言葉より「わかりやすい言葉」を選ぶ

専門用語や抽象的な表現を重ねると、話し手は詳しく説明した気分になっても、聞き手には要点が伝わらないことがあります。相手の知識や立場に合わせ、短く具体的な言葉に置き換えましょう。

たとえば「早急に対応してください」よりも、「今日の17時までに確認をお願いします」のほうが、相手は何をいつまでにすればよいか判断できます。

2. 数字と期限を明確にする

「少し」「なるべく早く」「たくさん」といった表現は、人によって受け取り方が変わります。可能な範囲で数量、日時、所要時間などを示すと、認識のずれを減らせます。

• 曖昧な依頼：「なるべく早く資料をください」
• 具体的な依頼：「明日の15時までに、3ページの資料を共有してください」

数字を出せない場合は、「今週中」「目安として30分ほど」のように、分かる範囲で基準を添えるだけでも効果的です。

3. 命令ではなく提案に変える

一方的に指示されると、相手は自分で考える余地がないと感じることがあります。選択肢を示し、相手と一緒に決める形にすると、協力を得やすくなります。

「この方法で進めてください」ではなく、「A案とB案なら、どちらが進めやすそうですか」と尋ねてみましょう。ただし、緊急時や責任者の明確な指示が必要な場面では、曖昧にせず要件をはっきり伝えることも大切です。

お願いや反対意見を柔らかく伝える具体的な表現を増やしたい方は、角を立てずに伝えるクッション言葉8選も参考にしてください。場面ごとの使い分けと例文を確認できます。

4. メールは「まめに」返す

すぐに結論を出せないメールでも、受け取ったことと返信予定を伝えれば、相手は待つ見通しを持てます。

「確認に時間がかかるため、○日までに回答します」と一文だけ返すのもよい方法です。返信を先延ばしにするほど、相手は「届いていないのでは」「対応してもらえないのでは」と不安になりやすいため、まず受信確認を返す習慣をつけましょう。

5. 「用件」から話し始める

前置きが長いと、相手は何を求められているのか分からなくなります。最初に用件を示し、その後に背景や詳細を説明すると、短時間でも内容が伝わります。

たとえば「相談があります。来週の会議資料について、確認したい点が2つあります」と始めれば、相手は話の目的をつかみやすくなります。

結論・理由・具体例の順序や、相手に合わせた情報量まで整えたい場合は、頭のいい人の伝え方6つのコツで、説明を組み立てる実践手順も確認できます。

6. 理由を説明する前に、まず謝る

ミスをしたときに、いきなり事情を説明すると、言い訳に聞こえる場合があります。まず事実を認めて謝り、必要であればその後に経緯を説明しましょう。

基本の順番は「謝罪」→「事実の共有」→「再発防止や対応」です。たとえば「申し訳ありません。提出が遅れました。現在確認を終え、今日中に共有します」と伝えると、相手は状況と次の対応を把握できます。

7. ダメ出しの前に「いいところ」を伝える

改善点だけを並べると、相手は否定されたように感じます。まず具体的によかった点を伝え、そのうえで改善案を示すと、前向きな会話になりやすくなります。

「分かりにくい」ではなく、「結論が最初に書かれていて読みやすいです。次に、数字の根拠を1行加えるとさらに伝わりそうです」のように、評価と提案を分けて伝えましょう。

8. 感謝を言葉にする

やってもらって当然と思えることほど、感謝を伝える機会を逃しがちです。「ありがとうございます」だけでなく、「急な依頼に対応してくれて助かりました」のように、何に感謝しているかを具体的にすると気持ちが伝わります。

実践するなら「伝える前の3秒確認」から

8つすべてを一度に意識する必要はありません。まず、話す前に次の3点を確認してみましょう。

1. 用件：相手に何をしてほしいのか。
2. 具体性：数字、期限、選択肢のどれを加えられるか。
3. 配慮：命令ではなく提案にできるか、感謝を添えられるか。

たとえば、同僚に資料作成を頼むなら、「来週の会議資料をお願いできますか。A案の比較表を3ページ、木曜の17時までに作成したいです。難しければ明日の午前中に相談しましょう。いつも助かっています」と伝えられます。用件、具体的な条件、相談の余地、感謝が一つにまとまっています。

話し方を変えるときの注意点

具体的に話すことは、相手を細かく管理することではありません。数字や期限は、相手を急かすためではなく、認識をそろえるために使います。また、提案形式にしても、選択肢が多すぎると判断の負担が増えます。まずは現実的な2案程度に絞るとよいでしょう。

さらに、相手との関係や状況によって適切な表現は変わります。相手の反応を見ながら、言い換えたり確認質問をしたりすることも、伝える力の一部です。

まとめ：伝わる話し方は、相手の行動まで考える

できる人の話し方は、流暢さだけで決まりません。わかりやすい言葉を使い、数字と期限を示し、用件を先に伝える。そして、命令ではなく提案し、ミスの際は先に謝り、よい点や感謝も言葉にする。こうした小さな工夫が、誤解や不安を減らします。

まずは今日のメールを一通、「用件」「期限」「感謝」の3点で見直してみてください。話し方を少し整えるだけで、相手とのやり取りは変えられます。

参考書籍：五百田達成『話し方で損する人 得する人』ディスカヴァー・トゥエンティワン。本文は画像で示された内容をもとに、実践向けに要約・再構成しています。