一流がやっている資料作成の基本｜伝わる資料をつくる6つのコツ

「時間をかけて資料を作ったのに、なかなか意図が伝わらない」——そんな経験はありませんか。

資料作成で大切なのは、情報量を増やすことではありません。相手が内容を理解し、必要な行動をイメージできるように整理することです。

今回は、画像で紹介されていた資料作成の考え方をもとに、伝わりやすい資料をつくるための6つのポイントを、実践しやすい形に整理します。

伝わる資料をつくる6つのポイント

1.「シンプル」を心がける

資料では、言いたいことをできるだけ短く、わかりやすい言葉に置き換えます。情報を盛り込みすぎると、読み手は「結局、何が重要なのか」を判断しにくくなります。

まずは、1つの資料やスライドで伝えたい結論を1文にまとめてみましょう。そのうえで、補足情報を必要な分だけ加えると、主張がぼやけにくくなります。

• 専門用語を使いすぎない
• 一文を長くしすぎない
• 重要な情報と補足情報を分ける

簡潔な表現は、読み手の負担を減らすだけでなく、アイデアそのものを際立たせる効果も期待できます。

2.「2W1H」を意識する

資料の内容を整理するときは、次の順番で考えると話の軸をつくりやすくなります。

• Why：何のために伝えるのか
• How：どうやって実現するのか
• What：何を提案・説明するのか

特に重要なのは「何のために」という目的です。目的が明確なら、載せる情報や説明の順番も自然に決まります。

たとえば新しい業務ツールを提案する場合、いきなり機能を説明するのではなく、「どんな課題を解決するための提案なのか」から始めます。その後に方法や具体的な内容を示すと、読み手は話の流れを追いやすくなります。

3.「いいな！」と思った資料をストックする

わかりやすい資料や、思わず目を引かれた資料を見つけたら、参考例として保存しておきましょう。

保存する対象は、資料全体でなくても構いません。タイトルの付け方、見出しの構成、図表の見せ方、文章の短さなど、「なぜわかりやすいと感じたのか」を一言添えておくと、後から活用しやすくなります。

良い事例に日常的に触れていると、自分が資料を作るときにも構成や表現の選択肢が増えていきます。

4.「魅力的なタイトル」をつける

タイトルは、資料の第一印象を決める重要な要素です。内容を正確に表すだけでなく、「読んでみたい」と思ってもらえる言葉を選びます。

画像では、書籍のタイトルなどから、心を動かす言葉のパターンを集める方法が紹介されています。たとえば、次のような型です。

• 特定の対象や手法を入れて、独自性を出す
• 具体的な時間やメリットを示す
• 疑問形にして、答えを知りたい気持ちを生む

ただし、目立たせることを優先して内容と異なるタイトルにすると、かえって信頼を損ないます。タイトルは、本文の結論と一致させることが基本です。

5.「デメリット」も伝える

メリットだけを並べた資料は、読み手から「都合のよい面しか説明していないのでは」と受け取られることがあります。

そこで、導入や提案にともなう注意点、制約、考えられるデメリットも整理して伝えます。課題を隠すのではなく、対策とセットで示すことがポイントです。

たとえば、「導入直後は覚えることが増える」というデメリットに対して、「最初は対象者を限定し、使い方の説明を用意する」といった対応策を添えます。弱点を正直に示すことで、資料全体の誠実さが伝わりやすくなります。

6.「物語」を伝える

人は、論理だけでなく感情によっても意思決定します。そのため、事実や数字を並べるだけでなく、背景にある課題や体験を物語として伝えることが有効です。

資料の流れは、次のように組み立てられます。

1. 現在どのような課題があるのか
2. その課題によって、誰が困っているのか
3. どのような方法で解決するのか
4. 解決すると、どんな変化が生まれるのか

論理的な説明に、利用者や顧客の体験を加えると、内容を自分ごととして捉えてもらいやすくなります。

6つのポイントを資料作成に活かす手順

最初に「目的」と「結論」を決める

作成前に、「この資料を読んだ人に、何を理解してほしいのか」「最終的にどんな判断や行動をしてほしいのか」を書き出します。ここが曖昧なまま作り始めると、情報が増えすぎる原因になります。

次に、情報を2W1Hで整理する

目的、実現方法、具体的な提案内容を整理し、説明の順番を決めます。読み手が疑問に思いそうな点を先回りして補足すると、説得力も高めやすくなります。

最後に、タイトルと表現を磨く

本文がまとまったら、内容を短く表すタイトルを考えます。その後、不要な言葉や重複を削り、メリットだけでなく注意点も含まれているか確認しましょう。

まとめ：資料の価値は「伝わる設計」で決まる

伝わりやすい資料をつくるためのポイントは、次の6つです。

• シンプルな言葉でまとめる
• 2W1Hで目的と内容を整理する
• 良い資料をストックして学ぶ
• 内容に合った魅力的なタイトルをつける
• メリットとデメリットの両方を伝える
• 論理に加えて物語や体験を伝える

まずは次に作る資料で、「目的は何か」「結論は一言で言えるか」「相手にとってのメリットと注意点は何か」を確認してみてください。小さな見直しの積み重ねが、伝わる資料をつくる力につながります。

今回の内容をより深く学びたい方は、画像で紹介されていた書籍も参考にしてみてください。